Принятие решений: выбираем инициативу по оптимизации процессов

Ежедневно мы принимаем от сотни до тысячи решений. Начиная от решения, что выпить на завтрак — чай или кофе, до глобальных — о выборе карьерной стратегии или стратегии развития отдела/предприятия. Большую часть решений мозг принимает на автомате, основываясь на предшествующем опыте или привычках.

Но встречаются задачи, с решением которых мы ранее не сталкивались, либо количество критериев и требований к результату слишком велико, а цена ошибки еще выше.

Что делать в подобной ситуации?

Представим, что вы — менеджер проекта по оптимизации бизнес-процессов. У вас на руках есть список ключевых процессов, для которых необходимо разработать регламентирующую документацию:

• Процесс «Закупка материалов и сырья»
• Процесс «Производство продукта»
• Процесс «Контроль качества готовой продукции».

При этом у вас ограниченные человеческие ресурсы: в проектной команде помимо вас только 5 участников. И вы понимаете, что одновременно описывать процессы в текущем и целевом состояниях, а также разрабатывать регламентирующую документацию по трем направлениям не получится.

Как человек рациональный вы осознаете, что нужно сначала регламентировать один процесс, а затем переходить к остальным. Это позволит сделать работу над ошибками по итогам первого этапа проекта и учесть их при работе над остальными двумя процессами. Ведь ранее вы с подобными задачами не сталкивались и команда не очень опытная.

С какого процесса начать регламентацию?

Это самый распространенный вопрос участников на тренингах по оптимизации процессов. Даже среди одинакового списка процессов для разных компаний ответ будет разным. Помогут сделать выбор инструменты принятия решения, а именно умение работать с матрицей приоритетов.

Матрица приоритетов (матрица критериев) — это инструмент, который позволяет:

• Выявлять важные критерии в ситуации, например, когда нет объективных критериев для определения их значимости и есть различные мнения по поводу приоритетности данных/задач
• Расставить приоритеты между элементами (решениями и критериями) сравнительной таблицы за счет числовых значений.

Преимущества матрицы приоритетов:

— Объективная оценка значимости решений

— Возможность установить величину значимости решений

Ограничения матрицы приоритетов:

— Трудоемкость

— Не подходит для большого количества данных (например, если количество критериев превышает 15).

Матрицу приоритетов можно использовать как для планирования проектов по оптимизации бизнес-процессов, так и в текущей операционной деятельности. Несмотря на некоторую субъективность, это достаточно простой и прозрачный в использовании инструмент. Он позволяет от субъективных оценок перейти в плоскость цифр при выборе наилучшего решения.