Согласно Project Management Body of Knowledge (PMBоK)®, для эффективного управления руководитель проекта должен следовать алгоритму «ретроспектива / текущий статус / прогноз». Это позволит проанализировать, что было сделано в проекте, оценить текущее состояние внешней и внутренней среды проекта, а также заранее определить, что ожидает проектную команду в будущем.
Для этого проектный менеджер создает комплексную систему отчетности:
- статусы по работам, выполненным за отчетный период
- список одобренных за отчетный период изменений
- отчет по анализу и оценке отклонений план-факт
- работы, подлежащие завершению в плановом периоде
- текущий статус рисков проекта
- прогнозы до завершения проекта.
После этого проектный менеджер определяет, какую информацию и в каком формате предоставлять разным заинтересованным сторонам. Раскрытие данных о ходе проекта должно быть адаптировано так, чтобы каждая группа стейкхолдеров смогла извлечь пользу для принятия решений по проекту. Например, какая помощь и в чём нужна, какие риски могут сорвать план проекта, насколько достижимы сроки проекта.
Для того, чтобы убедится, что вы «попадаете» в информационный запрос стейкхолдера, рекомендуем ответить на 5 вопросов:
- кому адресован отчет (кто будет принимать решения на его основе?)
- содержание (какие данные включать в отчет?)
- форма (как данные должны быть раскрыты?)
- степень детализации (какие детали нужны этому стейкхолдеру для принятия решений?)
- периодичность (как часто нужно актуализировать данные?).
Такой подход в коммуникации со стейкхолдерами помогает решить много задач:
- создать понятное и удобное информационное поле
- организовать систему быстрого реагирования на изменения и принятия решений
- обеспечить адаптивность проекта к рискам.
Таким образом, отчетность в управлении проектами – не столько инструмент контроля, сколько инструмент обеспечения удовлетворенности заинтересованных сторон и гибкости проекта к изменчивости факторов внутренней и внешней среды.
