Одним из важных инструментов управления сроками проектов считается диаграмма Гантта.
Однако, не все знают, как её правильно составлять, чтобы в дальнейшем извлечь максимальную пользу в процессе реализации проекта.
Шаг 1.
Основой для любой модели расписания является список работ в проекте. Для того чтобы его составить, необходимо рассмотреть отдельно каждый результат проекта и определить необходимые действия для их создания.
Существует 2 подхода:
- Анализ предыдущих типовых проектов и учёт прошлого опыта
- Проведение серии встреч с исполнителями проекта и сбор их мнений, какие работы необходимы для создания.
Например, компания запускает проект по запуску теплиц для выращивания тюльпанов в целью импортозамещения. Одним из проектных результатов является создание технологии выращивания редких сортов в условиях «несвойственным» для их родины.
Среди перечня работ биологи-инженеры планируют провести ряд крупных пакетов работ:
- Разработка очередности выращивания цветочных культур
- Разработка способа выращивания
- Выбор ярусности стеллажей
- Подбор агрегатов для поддержания микроклимата в теплицах и в камерах проращивания.
В свою очередь, каждый крупный блок работ в проекте может быть уточнён (декомпозирован) на более мелкие, так, например, блок «Разработка способа выращивания» может состоять из перечня операций, предусматривающий разработку технологий в разных условиях:
- гидропонный способ выращивания
- выращивание в субстрате
На что обратить внимание менеджеру проекта?
Полнота и корректность перечня работ проверяется по принципу MECE (ВИСИ), который часто используется для структурирования информации.
- Mutually Exclusive (МЕ) — «взаимоисключающие» (ВИ) и
- Collectively Exhaustive (СЕ) — «совместно исчерпывающие» (СИ).
Суть принципа МЕСЕ — создать список, в котором сегменты не накладываются друг на друга и каждый элемент занимает место только в одном сегменте
Шаг 2.
Повести оценку длительности каждой операции.
Также существует несколько походов:
- По аналогам (на основании прошлого опыта)
- Параметрическая оценка (например, если известно, что посадка одной партии луковиц занимает 2 часа, то можно рассчитать, сколько займёт посадка 100 партий)
- Экспертная оценка (мнение исполнителя операции проекта).
На что обратить внимание менеджеру проекта?
- Уместность использование аналогов
- Актуальность норм, используемых при параметрической оценке
- Субъективность экспертного мнения. Здесь хорошо помогает метод PERT (часто известный как «ожидаемая» расчетная оценка длительности работ».
Метод PERT реализует вероятностный подход к определению продолжительности работ, так как позволяет учитывать неопределенность сроков выполнения работ
Используя формулу, можно рассчитать ожидаемую продолжительность работы (Е):
E = (О + 4 х M + P) / 6,
P — пессимистическая
M — наиболее вероятная
О — оптимистическая
Шаг 3. Построение сетевой диаграммы проекта
Сам по себе список работ не дает возможности определить последовательность их выполнения.
Эту проблему решает сетевой график проекта, в котором все работы «связаны» между собой логическими связями, ведь некоторые из них выполняются последовательно, а некоторые — параллельно.
На что обратить внимание менеджеру проекта?
- Определить критический путь проекта
- Выявить общие резервы и определить степень гибкости расписания
- Определить проектные резервы: «проектный» и «питающий» буферы.
Далее дело за малым — необходимо «наложить» сетевую диаграмму на календарные даты, получив таким образом модель расписания, известную как диаграмма Гантта.
По мере выполнения работ в проекте руководитель проекта не только отлеживает отдельные дедлайны по срокам конкретных проектных задач, но в том числе может контролировать состояние критического пути проекта, оценивает достаточность временных резервов, при необходимости корректирует сетевую диаграмму и оценку длительность работ на перспективу.
