Как добиться большей эффективности в ежедневных задачах? Если инструменты и техники знакомы и понятны, а результаты все равно не радуют.
⠀
Давайте посмотрим на это с другой стороны и разложим понятие эффективности на составляющие. Коучинговая формула эффективности поможет по-другому оценить свои результаты, более прицельно найти болевые точки и определить конкретнее, что можно улучшить. Она работает как с точки зрения личной эффективности, так и эффективности команд.
Выглядит эта логическая формула следующим образом:
Время/Результат = Цель + Способ работы + Навыки + Энергия + Помехи
⠀
То есть наша эффективность представляется правильно поставленной целью, наиболее эффективным способом работы, наличием необходимых навыков, достаточным количеством внутреннего ресурса и отсутствием помех.
Как работать с формулой
Для начала каждую составляющую необходимо прошкалировать от 0 до 10, где 10 – наивысший балл и лучший показатель по составляющей.
Давайте разберем конкретнее каждый элемент формулы:
Цель: если цель поставлена по SMART, понятно, что нужно делать – мы можем ставить 10 баллов. Если поставили ниже 10, улучшаем понимание цели и формулировку. Например, если к менеджеру постоянно приходят сотрудники с вроде бы банальными вопросами по задаче или у самого менеджера не хватает мотивации, вполне возможно, что цель недостаточно конкретизирована.
⠀
Способ работы: мы определяем оптимальный способ, с учетом затрат времени, денег, усилий, результатов. Если оценили ниже 10, нужно искать другие варианты получения результата: делегирование, другие подходы и инструменты. Способ работы часто напрямую влияет на сроки выполнения задач. Встреча онлайн быстрее, чем очная. Лишние таблицы в процессе работы – дополнительное время. Добавить дополнительный блок на сайт или упростить путь клиента и поскорее привести его к личной коммуникации?
⠀
Навыки: достаточно ли навыков и компетенций для получения нужного результата в нужные сроки. Если поставили меньше 10 баллов — это сигнал того, что необходимо прокачать навыки у себя, у команды или нанять специалистов. А, возможно, и пересмотреть цель и способ работы, чтобы навыки были сопоставимы с ними. Благо сейчас есть возможности онлайн-обучения, становится популярным гибкое обучение и микрообучение – проработка отдельных конкретных компетенций.
⠀
Энергия: это наши внутренние ресурсы. Есть ли сейчас силы на эту задачу и на то, чтобы выполнить ее в поставленные сроки. Если ниже 10 – необходимо отдохнуть, переключиться, восполняем ресурс, чтобы не допустить выгорания. Кроме того, мы можем обращаться за помощью, поддержкой, распределить по-другому или делегировать задачи, чтобы восстановить свою энергию.
⠀
Помехи – один из необычных элементов. Как минимум потому, что они разделены на две категории: внутренние и внешние. Внутренними помехами могут быть прокрастинация, лень, отсутствие мотивации. Достаточно часто это связано с низкими баллами по предыдущим элементам. Например, низкая мотивация может быть связана с недостаточно понятной целью или усталостью, а прокрастинация – с неэффективным способом работы. Помехи могут быть и внешние – это любые внешние обстоятельства, которые нас отвлекают: шум, другие люди, несобранность команды, плохая организация работы. Мы шкалируем и внутренние, и внешние помехи. И второй необычный пункт заключается в том, что лучший балл 10 — это отсутствие помех.
⠀
После того, как мы оценили каждый элемент, мы можем определить, где основная болевая точка, которая тянет вниз всё остальное, и работать над улучшением одного конкретного элемента. Например, если менеджер сталкивается с тем, что высококвалифицированная команда пропускает дедлайны, возможно, основная загвоздка не в неэффективности команды, а в большом количестве внешних помех: собрания плохо организованы и бессистемны, в результате чего сотрудники постоянно созваниваются друг с другом, чтобы уточнить информацию, или организовывают спорадические мини-митинги. Корректировка именно этой слабой точки даст толчок для повышения эффективности проекта в целом.
⠀
В результате мы видим, что для повышения эффективности выполнения задачи нам нужно, например, конкретизировать цель, чтобы дело сдвинулось с места. Или выбрать альтернативный способ получения желаемого, который даст результат в разы быстрее.
Формула является полезной не только для управления личной эффективностью. Поняв и применив эти факторы на собственном опыте, со временем появляется понимание, как данные факторы эффективности влияют на других людей и команды. Таким образом, руководители могут делегировать правильные задачи правильным людям, менторы могут задавать более точечные вопросы, а лидеры — формировать эффективные стратегии для своих команд. При этом важно помнить, что, не применив формулу на себе, вряд ли получится применить на других.
